Vous débutez dans un nouveau poste ou cherchez à reprendre la main sur vos journées?
Entre urgences, sollicitations permanentes et flux d’informations, il est facile de finir une journée sans avoir l’impression d’avoir fait quoi que ce soit de concret. Pourtant, un outil simple peut aider à changer les choses: la checklist journalière. Voyons comment vous pouvez la mettre en œuvre et les erreurs à éviter.
Pourquoi utiliser une “simple” checklist?
L’idée d’utiliser des checklists (ou listes de contrôle) m’est apparue comme une évidence à la lecture de The Checklist Manifesto d’Atul Gawande il y a une dizaine d’années. L’auteur y montre comment les checklists ont prouvé leur efficacité dans des domaines critiques: aviation, spatial, médecine, restauration ou encore industrie. Dans ces environnements, elles permettent de limiter les oublis, de maintenir un niveau de qualité élevé et de fiabiliser les processus, même (et surtout) lorsque l’erreur n’est pas permise.
L’entreprise dans laquelle vous travaillez utilise probablement des checklists pour ses process internes (ou devrait le faire). Alors pourquoi ne pas vous en inspirer pour structurer votre quotidien professionnel ?
La checklist personnelle n’est pas une contrainte. Au contraire, c’est un rituel libérateur, surtout dans un environnement où la charge cognitive est forte. Dès votre prise de fonction, elle vous aide à rester centré(e), à éviter le stress diffus des tâches oubliées et à retrouver la sensation d’avoir avancé, même dans le chaos.
La productivité personnelle est un levier stratégique. Elle ne suffit pas à elle seule, mais elle constitue une base solide pour affronter les aspects politiques et relationnels de l’entreprise.
Que mettre dans votre checklist ?
Tout élément qui constitue un flux d’information clé: votre messagerie professionnelle, la boîte mail, le CRM, les outils de ticketing ou de gestion de tâches, etc.
Mais attention: une checklist efficace n’est pas une copie de votre to-do list. C’est un rituel structurant, centré sur ce qui doit être vérifié, réactivé ou clarifié chaque jour.
En parlant de clarté, voici celle que j’utilise à l’heure où j’écris ces lignes:
📥 Vérifier les mails (Inbox Zero si possible + mails marqués importants)
💬 Consulter Slack (favoris, puis autres canaux)
✅ Vérifier les tâches dans le CRM
📓 Préparation journalière / relecture des objectifs
🧘 Pause consciente (respiration ou recentrage)
Cette liste est:
- succincte (je peux la faire en 20 à 30 minutes),
- personnalisée (mélange de français et d’anglais, j’utilise mes propres termes-clés),
- évolutive (je l’ajuste selon mes périodes de charge).
Voici un autre exemple de checklist façon « Second Cercle »:
- Relecture des objectifs de la semaine (2 min)
- Traitement rapide des 3 mails clés du jour
- Suivi des tickets Jira ouverts / bloqués
- Mise à jour du log de bord (ou bullet journal rapide)
- Pause consciente (5 min, respiration ou étirements)
- 1 micro-action “second cercle” (message ciblé, note, veille)
Une bonne checklist ne vous ajoute pas de charge mentale. Elle vous en libère.
| Faut-il vraiment éviter les mails le matin? De nombreux auteurs en productivité recommandent de ne pas ouvrir sa boîte mail en début de journée. Sur le papier, cela se tient: vous commencez par vos priorités, pas celles des autres. Et la lecture des mails épuise vos ressources cérébrales. Soit. Mais dans les faits ? Si vous êtes salarié(e), que vous travaillez en équipe, dans un environnement à flux rapide, ou que la “culture” de l’entreprise vous oblige à répondre au plus vite… ignorer vos mails peut rapidement devenir contre-productif. D’après mon expérience, débunker sa boîte mail tôt dans la journée permet de réduire le stress latent, de repérer les urgences et de gérer les demandes implicites avant qu’elles ne deviennent des problèmes. Le conseil de “ne pas lire ses mails” convient à certains profils très autonomes, souvent des solopreneurs (je suis passé par là) ou des managers de haut niveau; mais il est rarement applicable dans les environnements réels. L’essentiel est ailleurs: ne pas se faire aspirer par la boîte mail. C’est là que la checklist entre en jeu: elle vous sert de boussole pour revenir à vos priorités une fois les urgences traitées. |
Deux cas de figure pour la créer
Vous débutez dans un nouveau poste
Prenez le temps d’explorer. Les premières semaines sont souvent épuisantes d’un point de vue cognitif: vous découvrez de nouveaux outils, collègues, règles tacites, processus et angles morts. Par ailleurs, il se peut que vos connaissances passées en organisation ne vous soient d’aucun secours, tant les différences avec votre ancien poste sont importantes.
À titre personnel, le passage d’un poste en agence de communication vers un autre, dans une plus grande agence, s’est avéré plus compliqué que prévu. Ainsi la majeure partie des méthodes de suivi que j’avais développées ne servait à rien, m’obligeant à mettre en œuvre de nouvelles façons de travailler. Parmi les raisons à l’origine de ce désalignement: nouveaux collègues (parfois plus juniors et aficionados du micromanagement), outils corporate limités, etc.
Dans ce contexte, la checklist est à construire en marchant, au fil des frictions que vous rencontrez. Aussi le plus long ne va pas être de réaliser votre liste, mais d’améliorer votre utilisation des autres outils (boîte mail, messagerie d’entreprise, etc.) pour gagner en efficience. Tout cela se construit.
Vous êtes déjà en poste
Dans ce cas, vous avez une meilleure vision de votre environnement. La checklist peut être constituée plus rapidement et devenir l’occasion de revoir vos pratiques. Au passage, ce sera un excellent moment pour réévaluer vos outils, vos alertes et vos priorités implicites.
Quels outils utiliser ?
Un grand nombre de possibilités s’offre à vous:
- Solutions en ligne: Trello, Microsoft Planner, Todoist, Notion, OneNote, Nextcloud, Evernote, Joplin, Asana, ClickUp (ça donne le tournis, n’est-ce pas ?)
- Logiciels traditionnels: Excel, LibreOffice, Google Sheets, Apple Numbers
- Carnet papier ou bullet journal
En ce qui me concerne, et selon les environnements, j’utilise aussi bien du Kanban (Trello, Planner, Todoist) que des logiciels de prise de notes (Joplin, etc.). Mais il m’est également arrivé d’utiliser, tout simplement, un tableur.
Quelques remarques sur ces outils:
- Todoist vous permet, par exemple, d’utiliser des modèles réutilisables, et fonctionne très bien sur mobile. Les aspects gamification (avec des points de “Karma”) et l’intégration avec votre calendrier, mail ou navigateur sont des atouts intéressants. Recommandé si vous recherchez un outil efficace sans surcharge cognitive.
- Un tableur vous permettra de créer très facilement ce genre de liste, où vous n’aurez qu’à surligner les cellules pour les tâches accomplies. C’est donc une solution très personnalisable, qui peut inclure des points, des couleurs ou des systèmes de progression, mais qui peut aussi nécessiter une configuration initiale chronophage si vous souhaitez aller plus loin.
- Avec des solutions comme Evernote ou Joplin, vous pouvez créer une page contenant votre liste pour chaque jour.
- Carnet ou bullet journal: idéal pour celles et ceux qui structurent leur pensée par l’écriture, mais moins automatisé. Cela reste excellent pour prendre du recul et consolider ses routines. Mon avis: allez à l’essentiel, et n’essayez pas de réaliser des mises en forme élaborées.
À vous d’expérimenter, selon vos préférences ou possibilités!
Trois erreurs fréquentes à éviter
Sous son apparente simplicité, une checklist doit respecter certaines règles (éprouvées par des professionnels dans de nombreux domaines), au risque de perdre de son intérêt. Voyons les principales erreurs que l’on peut rencontrer:
1. Une checklist trop longue
Elle devient vite décourageante. Limitez-vous à 4 à 6 éléments essentiels. L’objectif n’est pas d’être parfait, mais de rester constant.
2. Une checklist trop rigide
Concevez-la comme un MVP (Minimum Viable Product): un produit minimum viable. Elle doit pouvoir évoluer. Certaines tâches n’ont peut-être de sens que certains jours. Ce n’est pas un échec.
3. Une checklist trop floue
“Avancer sur le projet X” ne suffit pas. Soyez précis:
→ “Répondre à la demande de validation du ticket #42 (10 min max)”.
Si vous voulez vous y remettre…
La mini checklist journalière constitue un bon point de départ pour (re)mettre les choses en ordre.
Et en toute transparence: j’avais moi-même mis ma checklist de côté depuis plusieurs mois. Résultat: perte de rythme, micro-stress, charge mentale croissante.
J’ai remis en œuvre une version avec 4 à 6 items essentiels, tenant compte de mes changements de fonction ou de la prise de nouvelles responsabilités. Pas pour “faire plus”, mais pour reprendre la main sans effort inutile.
Conclusion: une discipline simple, mais puissante
Vous n’êtes pas une machine. Et il ne fait aucun doute que, dans quelques années, vous regarderez peut-être cette astuce comme secondaire dans votre parcours.
Cela dit, ce serait oublier l’effet cumulatif des erreurs à court, puis à long terme, que peut générer le stress… voire, à terme, un licenciement.
La checklist quotidienne n’est pas un gadget. C’est un levier discret mais fondamental, en particulier quand tout s’accélère autour de vous.
Elle vous aide à:
- préserver votre énergie mentale,
- montrer que vous êtes structuré(e),
- sécuriser vos premières semaines dans un nouveau poste,
- et créer l’espace nécessaire pour penser plus loin que le jour J.
Pour aller plus loin:
- The Checklist Manifesto – Le petit livre de la check-list (Atul Gawande) – disponible sur Amazon
- The Checklist Manifesto – Le petit livre de la check-list (Atul Gawande)- disponible sur Kobo
- Joplin – Logiciel de prise de notes open source
- Inbox Zero – The Guy Who Invented Inbox Zero Says We’re All Doing It Wrong
- Utiliser un Bullet Journal
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